UiGathering 2012 五月份的演講準備有感

設計

–簡報需要以階層性的安排,挑動聽眾的期待,在最短的時間內抓到聽眾的注意力,並在聽眾注意力飽滿的時刻,傳遞主要的內容訊息。一場一個小時的演講中,安排些節奏上的變化,計畫性地在不同的段落中,安插亮點,與聽眾適切地互動,抓住聽眾注意力,讓整個內容講述的過程中,維持聽眾的興趣與思緒上的連結–

在這次UiGathering 2012五月份的邀請演講中,簡報魔人孫治華在我(Ian Jang)準備的過程當中幫了很大的忙。畢竟專案作慣了,還是比較習慣於組織與開發團隊中的簡報與溝通,對於自己來說,不是經常性的public speaker,在公開演說的場合上,其實還有很多需要學習的地方:比方說:內容組織的掌握度、時間控制技巧以及簡報檔案呈現上的方式,治華都給了很多精闢的建議。

討論當中,有幾個非常重要的概念,自己非常受用,也在此跟大家分享:

1. 先從了解自己開始,「扮演自己」,塑造自我的風格

2. 「有捨才有得」,要能夠捨得,才能夠精鍊內容,方便傳遞與吸收

3. 「講稿是講者最好的朋友」,透過練習,現場思緒的流動、時間的控制、反應與回饋,都會變得簡單。

說到簡報技巧,設計師們無不以Steve Jobs馬首是瞻,那樣具有明星氣質的主控性與感染力,何時需要驚呼,何時需要鼓掌,何時需要會心一笑,似乎都在這超級推銷員與設計明星的控制之中。只可惜我並不是Steve Jobs,但是個人特質是獨一無二的,這點與賈伯斯倒是頗為一致。所以,與治華討論的第一問題,就是問自己希望成為如何的講者?是幽默的演說家,還是知識的傳遞者?是視覺焦點的明星,還是循循善誘的導師?我告訴自己,以「知識的傳遞者」為目標。傳遞的是一個核心價值:「共創中的設計與溝通」。雖然說,在台上的人永遠應該是個好的表演者,但是,演出自己似乎是最為自然的一個選項。知道自己的風格,於是,也進一步地為自己的講述方式定調:做一個知識的傳遞者不需要花俏的演說技巧,更重要的是對聽眾的誠意,與聽眾的真心互動。治華推薦TED中蕭清陽的演講,這樣的「誠意」,完全可以讓人感覺得到,也作為自己努力的目標。

當然要作一個有誠意的講者,當然也要有誠意的付出。於是,在整個準備的方向上,對於知識的含量,與內容的豐富度,自己也花了頗多的時間進行研究與準備。當然,一個「有誠意」的講者常常會犯的通病,就是準備的內容太多,遠遠超過時間範圍內可以講完的內容。因此,取捨的問題就相形地重要,捨去與主軸不相關的內容,才能夠讓訊息的傳遞更為流暢,不管對於講者或者聽者來說。要以議題主導思緒流,而不是讓資料與內容牽絆。要達到這樣的目的,其實就是重頭來過,重零開始。然後,再透過試講的過程,讓大腦用口語語言的方式去重新思考,並得以用口語的速度,對內容重新組織。首先,捨得部分是必須以散文形式重新整理思緒,區分大標小標,並確定主要傳達的訊息。然後,再回到簡報檔上。經過如此過程,內容架構也將更為完整,傳遞的訊息也會更明確。「有捨才有得」,精鍊的內容一定比較容易吸收,也比較容易跟隨,「知識傳遞」的目的才更有可能達成。另外,「試講」也是準備過程中非常重要的程序,從這裡學習到的另外一個技巧是在試講過程中,自然而然引發的其他關連性內容,這往往是讓講稿增色的一個契機,尤其是口語化的內容亮點與文字化製作截然不同,只有透過試講的檢視,才更能夠讓內容的亮點更為凸顯,並進一步延伸到講稿的設計中。

魔人說:「在台上,簡報檔案是演講者唯一的資訊參考來源。」循序漸進的講稿設計,可以大大減少講者的心智負擔,可以讓演說變得如行雲流水般自然,講者覺得輕鬆自然,聽者自然也會有同感。妥善安排內容在各簡報頁面的時間,將時間平均分配到各簡報頁面上,將有助維持視覺上的變化與新鮮感。也因此,簡報的呈現方式也格外重要,簡報檔案的呈現必須要完全符合思緒的引導與流動,才不會看是一回事,講的卻不一樣。動畫與轉場效果的使用不一定能夠增加豪華炫麗的觀感,但是在凝聚注意力,避免視覺與聽覺不一致的窘境,實體物件簡報檔則可以進行很有效地控制。尤其,如果講稿預期將於簡報後進行公開分享,則簡報內容的自明性,就需要更清楚的表現。這樣,即使沒能參與活動的人們,也有機會從分享的講稿中,得知我們想要傳遞的概念與訊息,對於知識的傳遞與擴散,將可以達到更好的效果。這也是我一開始想要在這樣的平台中「傳道」的初衷。

所幸,在充分的準備中,也圓滿地完成,達到希望的效果。

在這次UiGathering的簡報準備過程中,我真的學習到很多。也再度感謝簡報魔人孫治華的幫忙。簡報無非是一種資訊的整理與傳遞,當然,也可以透過理性的架構與不斷地鍛鍊,慢慢地熟習。雖然,在當時的講演過程中,有些器材上的問題發生,這樣意外的小插曲耽誤了一點時間,對於論述的順暢度多多少少也有點影響。老實說,準備的內容還是稍微多了一點點,讓後段的講述時間有些壓縮,感覺有點急促,但是,希望大家還是有收到我的「誠意」。這樣的「誠意」演出,能夠帶給大家不同的觀點與不一樣的收穫。

最後,再度感謝我的簡報魔人:孫治華/簡報實驗室http://pptlab.blogspot.tw/

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