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Team.biz商用通訊軟體


“跳脫郵件多次往返的工作模式,提升溝通效率的協作工具”


現今遠距辦公、會議的需求日漸成長,身處在工作環境以虛實整合為趨勢裡的我們,面對這樣的未來,在你腦中呈現的會是與同事間更加便捷的溝通,還是翻遍電子郵件和行事曆查找會議相關訊息畫面?是否信件還會是唯一的溝通管道嗎?


“更好的溝通會帶來更好的業務”


自網路時代興起,用電子郵件溝通似乎成為業界間的常態,但在這大家習以為常的模式間,工作夥伴間的溝通總是要經過多封郵件往返來才能達到共識,在太多的信件中也導致容易遺漏重要訊息,耗費過多溝通成本。在一個專案中再遇上團隊成員來來去去,在這茫茫的資訊海中,哪個才是我需要的訊息?
遊石設計團隊與美商迪諾雅跨國合作,以專業的通訊軟體為目標,設計規劃提供商務人士快速即時溝通、協作,並能夠跨平台與跨裝置有效地管理團隊的每則訊息,使其在不同環境下皆能擁有最順暢的溝通體驗。

發覺需求
定義框架
黑白視覺稿
原型打造
最小可行產品
設計規範


一、設計研究階段

研究洞察/建立人物誌

遵照一貫的 UCD(User-Centered Design)核心,在專案初期招募目標族群進行使用者訪談,深入瞭解辦公室與工作場所使用APP經驗。訪談過程中與受訪者的互動、行為觀察都成為專案的養分,探討它們並將其內化,建立出人物誌(Persona)。

persona research ux


將一個現有的IDEA透過設計工具驗證,一步一步孵化為能實際運作的產品


共創工作坊

緊接著訪談後,我們舉辦共創工作坊,並與利害關係人:辦公室高階主管、中階主管、基層員工、工場前線管理人,過程中透過引導式互動讓參與者更加沈浸於操作情境中,去同理使用者的感受及體驗,利用圖像化工具方式發想腦力激盪,由此發掘機會、問題點與定義需求。

我們從商用通訊軟體的兩個面向切入
● 基本操作:訊息編輯、訊息管理、群組管理、通知功能管理
● 功能類別:個人資訊、訊息、群組、會議、行事曆
從激盪中找出困難、通點、需求,淬煉出概念發想,以及幫助產出主要功能與優先順序。

6
受訪者
4
利害關係人
35
設計建議

persona research ux

persona research ux

二、設計執行階段

從瀑布式到敏捷式的產品開發

Team.biz軟體開發案長達2年,經過前期設計工作坊與用戶研究訪談等探索需求後,手上的並定義產品架構,產出MVP提供產品快速驗證。
後期則導入敏捷式開發流程,透過兩週一循環的迭代,進行快速的用戶測試與設計驗證。

scrum develop design application 上圖為:Team.biz專案開發流程

跨國合作與敏捷式開發


就算身處異地,也能發現問題並快速調整,在短時間解決問題。


scrum develop design application


HOW WE DO?

● Project Owner 規劃時程以提供每個Sprint產品特色功能的發展方向,並可隨時視情況調整時程
● 設計團隊於需按照每個Sprint(本專案兩週為一單位) 進度提前一週,提供mockup給工程團隊
● 設計團隊、PO、工程團隊三方共同review設計與討論,每週兩次例行會議

以Team.biz專案為例,開發過程中 產品經理、設計師、開發三方角色有著密切的合作及溝通,不斷推進產品輪廓走向清晰。

Team.biz 五大亮點功能

scrum develop design application

1. Infocard 共寫資訊卡
不論在群組討論或個人對話,皆可共同編寫資訊卡內容,及時共享最新資訊,重要資訊不遺漏。

2. Todo list 共寫任務清單
共同編輯任務清單,及時跟蹤、更新最新任務進度,提高合作效率。

3. Reply 回覆特定訊息
成員可以回覆所選訊息,針對特定主題做討論,避免過多對話造成資訊不集中。

4. Mention 提及與提示功能
在重要的對話中提及團隊成員,能讓成員更快速找到重要訊息。成員也能在右側選單中查看所有被提及的紀錄。

5. Share files 檔案分享
在對話及工具列皆可分享,並檢視名稱、上傳日期、上傳人員、檔案大小,更有效的管理團隊及個人檔案。

team.biz application gui design

team.biz application gui design 上圖:Team.biz 跨平台、跨裝置

專案總結

在跨國合作的專案中,語言不同天生就是個挑戰,同時還得考量到雙方想法是否即時同步、所以需要更多的附註工具來加強溝通的效率,例如遠端螢幕同步、USER FLOW、動畫等等方式。
透過每周不間斷的例行會議,以及固定頻率Onsite讓設計師與工程師駐點工作,提前化解跨國語言間可能會產生的問題以及讓團隊成員隨時在專案狀況內,在初期提供最小MVP幫助快速修正,最終提供規範文件維持產品後續維護品質。

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